[엑셀 잘 하는 법] 직장인을 위한 엑셀 강의 (3) 조건부 서식

무슨 일을 하든 언제까지 해야 한다라는 마감이라는 것은 평생 함께 하는 벗처럼 떼레야 뗄 수 없는 관계가 아닐까? 학창 시절에는 과제 마감에 시달렸다면 직장인이 되어서는 언제까지 완료 해야 하는 일이 많아졌다. 특히나 필자는 구매팀에서 일하기 때문에 항상 마감에 시달리며 언제까지 계약하는 것이 실적과 직접적인 연관 관계를 가지고 있다.

재미있는 것은 마감 직전에 가장 일이 효율적으로 잘 된다는 것이다.

마감 전까지 일을 할 수만 있다면 마감이 다가와서 완료해도 무관하겠지만 우리는 그 모든 것을 신경쓰기에는 너무 바쁘다. 마감을 관리할 수 있는 툴을 엑셀 조건부 서식을 이용해 만들어보자.

 

필자는 실제로 해야 하는 계약과 요청일, 목표 일자를 적고 완료되면 완료일자에 적어준다. 서두에서도 이야기했지만 기간 내에 계약을 하는 것이 실적과 직접적인 연관이 있기 때문에 마감이 지나 완료한 일에 대해서는 자각을 주기 위해 빨간색으로 표시하고자 한다. 자동으로 말이다!

 

먼저 완료 일자 기입 칸의 첫 번째 행을 선택한 후 [홈]-[조건부서식]-[규칙관리]를 클릭한다.

보조 창이 뜬다. 현재는 아무런 규칙이 존재하지 않는다. [새규칙]을 클릭한다.

해당 셀에 마감일자보다 완료일자가 크면 경고 색을 지정할 예정이기 때문에 

[규칙 유형 선택]에서 [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 선택한다.

 

 

[다음 수식이 참인 값의 서식 지정]에 마우스 커서를 둔 상태에서 [완료일자]의 첫 번째 행에 클릭하면 자동으로 =$E$4 라는 값이 지정된다. 

 

절대값($)이 아니라 행의 위치에 따라 숫자가 따라갈 수 있게 절대값 기호를 빼준다

직접 $을 지워도 되지만 [F4]를 누르면 절대값이 붙는 위치가 달라진다. [F4]를 3번 눌러주면 알파벳과 숫자에 모두 절대값($) 기호가 사라진다.

완료일자에서 목표일자를 빼준다. (엑셀에서는 날짜를 숫자로 인식하므로 빼기가 가능하다)

E4 뒤에 – (마이너스)를 적은 후 [목표일자]의 첫 번째 행을 선택한다

목표일자도 마찬가지로 절대값이 붙었기 때문에 [F4]를 3번 눌러 절대값을 제거해준다

 

 

결과적으로 =E4-D4 (=완료일자-목표일자) 라고 기입하면 된다

 

다시 문구를 읽으면 다음 수식이 참인 값이라는 명제가 있다.

 

=E4-D4>0 (=완료일자-목표일자>0)

완료일자에 목표일자를 빼도 숫자 0보다 크다면 완료일자가 목표일자보다 크다는 결론이 나온다

바꿔 말하면 완료일자가 목표일자보다 크다는 것은 마감을 지키지 못했다는 것이다. 이런 경우 자각할 수 있게 서식을 지정해준다.

 

창에 있는 [서식]을 클릭한다.

[글꼴]에서 [색]은 빨간색으로 경고를 나타내고, [글꼴 스타일]은 [굵게]로 더욱 강하게 경고해주자! 완료되면 [확인]을 클릭한다.

[미리보기]에 해당 셀이 참이라면 나오는 서식을 미리 볼 수 있다.

[확인]을 클릭한다.

기존에는 없던 새로운 규칙이 생겼다.

[확인]을 클릭한다.

[완료일자]의 첫 번째 행에만 서식을 지정하였으므로 완료일자 해당 셀을 모두 선택한 후 [Ctrl+D]로 모두 복제해준다. (절대값을 주지 않았기 때문에 첫 행에 지정했던 서식이 아래 행들에 맞추어 변경될 것이다)

 

참고) 셀을 세로로 선택한 후 [Ctrl+D]를 누르면 첫 번째 행의 서식과 값이 아래에 있는 모든 셀에 복사된다.

첫 번째 프로젝트에 목표일자를 지난 날짜를 기입해보자

빨간색의 굵은 색으로 표시된다.

아래에도 동일한 날짜를 입력했지만 해당 프로젝트의 목표일자 이내이기 때문에 경고 색이 뜨지 않는다.

하지만 목표일자를 지난 날짜를 바꿔 기입하는 순간 바로 빨간색으로 변하게 된다.

 

동일한 방식으로 아래 행들에도 동일한 날짜를 기입했다. 목표일자에 따라 달성여부가 색으로 바로 표시된다.

 

[맺음말]

빨간색으로 표시하는 것은 보통 중요하거나 급한 것, 혹은 잘못된 것을 나타낸다.

필자는 심리적으로 빨간 글자가 많아지는 것이 싫어 최대한 목표일자를 지키기 위해 노력하고 있다. 스스로에게 늦어진 마감에 대한 자각을 위한 엑셀 조건부 서식! 한번 사용해보시는 건 어떨까요? 

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 및 엑셀 강의를 게재하고 있다. 올해부터는 코오롱 팬들과 함께 감각적인 ppt강의 및 직장인의 두려움을 해소시킬 엑셀 비법도 같이 알려줄 예정이다!