[최강업무기술] 나의 업무 속도를 향상시켜주는 몇 가지 기술들

열심히 하는데 오늘도 야근이라면?

내 업무에 날개를 달아 줄 시간 관리, 단축 방법 모음

안녕하세요, 코오롱 블로그기지입니다.

 

아침 일찍 나와 정말 쉬지 않고 열심히 일을 하는데, 야근의 늪에서 벗어나지 못하는 분들이 많이 계실텐데요. 특히 자신의 업무에 푹 빠져 되려 자신의 업무 프로세스를 돌아볼 겨를이 없으셨던 분들이라면 더욱 그랬을 것입니다.  하지만 자신의 일에 대한 열정도 이를 뒷받침 해줄 '일과 삶의 균형점'을 찾아야 지속될 수 있습니다. 그렇지 않으면 점점 지치다가 결국 회의를 느끼거나 슬럼프에 빠지게 될테니 말입니다.

오늘은 업무를 위한 시간 관리와 단축을 위한 몇 가지 방법을 공유해 드리고자 하는데요. 숨가쁘게 달려온 회사 생활에서 다시 한 번 자신의 업무와 삶을 되돌아보고 한 숨 돌리는 계기가 되시길 바랍니다.

 

1. 중요도와 긴급 정도로 우선 순위를 정하는 연습을 하자.

많은 사람들은 해야 할 일을 메모장이나 스마트폰에 나열하여 관리합니다. 하지만 처리에 대한 우선 순위가 없다면 업무의 홍수에서 방향을 잃게 될 수 있습니다. 그래서 일의 중요성과 긴급한 정도를 판단해 업무를 정리하는 습관이 필요합니다. 이를 시간관리 매트릭스라고 하는데요. 다음과 같습니다.

                           <시간관리 매트릭스 도표>

그런데 중요한 일과 긴급한 일, 이 사이에서 어느 쪽을 우선해야 할까요? 답은 중요도가 우선입니다. 긴급한 일에 치중했던 분이라면 제 1영역의 활동이 끝나고 제 3영역으로 넘어가기 쉬운데 제 2영역을 간과하지 않도록 주의해야 합니다. 그렇지 않으면 일에 쫓기는 상황이 반복될 수밖에 없기 때문입니다.

이처럼 <시간관리 매트릭스>에 자신의 평소 활동을 정리하다 보면 그동안 스스로를 지배하던 패러다임을 발견하게 되는데요. 자신의 업무 형태를 파악하고 고쳐나갈 수 있어 일반적인 To-Do 리스트에 비해 효율적인 업무 시간 관리가 가능합니다.

2. 과제 리스트를 정리하여 업무 스트레스를 날려라!

스트레스에서 해방되는 시간관리법으로 'GTD'라는 것이 있는데요. GTD는 미국의 컨설턴트 데이빗 알랜의 저서 「끝도 없는 일 깔끔하게 치우기(Getting Things Done)」의 앞 머릿글자를 따서 이름 붙인 시간관리법입니다. 끊임없이 업무 지시를 받다보면 대량의 '하다 만 업무'를 끌어안게 되기 마련이죠.  이처럼 쌓여가는 '하다 만 업무'로 인한 스트레스를 해결해 주는 것이 GTD 입니다.

GTD는 아래 5단계로 일을 관리하게 되는데요.

5단계를 매주 반복하여 점점 일에 쫓기지 않게 되면서 스트레스도 자연스레 줄어들게 되는 것입니다.

1단계. '신경 쓰이는 일들'을 모두 적는다. (수집)

2단계. 적어 내려간 일들을 아래의 그림처럼 체계적인 방법으로 분류한다. (처리)

3단계. 작성한 리스트를 익숙한 툴에 적용한다. (정리)

4단계. 자신이 처한 상황과 역량을 파악하여 지금 할 수 있는 일을 살펴본다. (리뷰)

5단계. 지금 할 수 있는 것 중에 해야 할 일을 실행한다. (실행)

   <GTD 에 따른 '해야 할 일 리스트' 정리방법 사례>

 * 참고 : 「Getting Things Done」 (David Allen)

'금주의 할 일'을 To-Do 리스트로 정리하는 경우가 일반적인데, 이것의 문제는 머릿속의 업무를 나열하는 것에 지나지 않다는 것입니다. 그러다가 '하다 만 일'이 남게 되면 마음이 불편해지기 시작하는 것이죠. 따라서 최소한 일주일에 한 번은 마음에 걸리는 것들을 모저리 적어, 정기적으로 관리, 점검하는 시간을 마련해야 합니다. 언제나 리스트를 최신으로 유지할 수 있게 된다면 업무도 여유롭게 처리하게 되고 새로운 아이디어나 개선방안도 떠올릴 수 있게 될 것입니다.

3. 문서 작성과 관리에 효율성을 높여라!

1) 내용을 열어 보지 않아도 찾을 수 있는 파일명을 만들어라.

문서를 저장하다 보면 파일 관리가 잘 안되는 경우가 있는데요. [프로젝트명_항목명_6자리 날짜.파일형식]의 형태를 추천 드립니다. 예를 들어 '코오롱 SNS 기획안_3월 블로그_140312.xls'와 같은 이름이 되겠죠. 이름을 변경할 때는 마우스로 할 수도 있지만, F2키를 눌러 손쉽게 바꿀 수 있습니다.

 - 파일 내용 파악 : OO프로젝트_스케쥴_140312.xls

 - 버전 관리 : OO프로젝트_Ver2_140312.xls

 - 작성자, 수정자 명기 : OO프로젝트_홍길동_140312.xls

2) 문서를 작성할 때 단축키를 적극 활용하라

파일명을 변경할 때 사용한 F2와 같이 워드, 엑셀, 파워포인트에도 작성의 편의를 돕는 단축키가 많이 있습니다. 처음에는 약간의 숙련 과정이 필요하겠지만, 그 이후에는 효율적인 문서작업을 하실 수 있을 것입니다.

좀 더 자세한 내용은 아래 링크를 통해 확인해 보세요.

[ppt 잘 만드는 법] 작업 시간 줄이는 파워포인트 단축키 10선

자주 사용하는 엑셀 단축키 모음

직장 생활을 하다보면 슬럼프에 빠질 때가 있는데요.

자신의 능력을 탓하기 보다 스스로를 돌아보는 기회로 삼는다면 더 나은 모습으로 충분히 거듭날 수 있을 것입니다. 코오롱 블로그를 사랑해 주시는 많은 분들의 성공적인 회사 생활을 응원합니다!!

 <참고 서적> 100가지 프레임워크로 배우는 최강업무 기술 / 나가타 도요시 저 / 이경미 역