[ppt 잘 만드는 법] 완벽한 문서를 만들기 위한 마지막 점검 : 파워포인트 문서 검사

완벽한 문서를 만들기 위한 마지막 점검 

파워포인트 문서 검사

내가 만든 파워포인트를 누군가에게 파일로 전달할 때에 체크하고 보내지 않으면 곤란한 상황이 발생하고는 한다. 예를 들어 슬라이드 노트에 열심히 적어둔 발표 글귀가 함께 전송되었다거나, 파일 만든 이가 다른 사람으로 되어 있어 인터넷에서 퍼온 자료임을 들킨다든가… 문서를 점검하지 않아 발생할 수 있는 문제들은 많다. 하지만 슬라이드 하나씩 모두 살피며 문서를 점검하는 것은 상당히 번거로울 뿐만 아니라 놓치기 쉬운 요소들이 많다.  

 

이번 강의에서는 간단하게 문서를 점검할 수 있는 방법을 소개하고자 한다.

 

 

 

| 슬라이드 노트 삭제하기

중요한 발표가 있다면 슬라이드 노트에 발표할 내용을 적으며 연습하는 사람들이 많은 것이다. 연습을 한 것까지는 좋았으나… 발표 당일 파워포인트를 켜는 순간 슬라이드 노트를 지우지 않았다는 사실을 깨닫는다.

첫 번째 슬라이드에는 인사하면서 쓸 멘트와 유머, 심지어 동작까지 표기 되어 있다. 이미 청중들은 빔프로젝트로 보이는 슬라이드 노트를 읽었고 당신이 하게 될 발표 내용을 글로 먼저 읽어버리는 곤란한 상황이 발생하곤 한다.

 

슬라이드 노트를 보고 싶지 않다면 [보기]-[슬라이드 노트]를 누르면 노트를 가려줄 수 있다. 하지만 근본적인 해결이 되지 않는다. 발표가 시작되기 전 모든 슬라이드에 있는 노트를 다 지우고 싶다면? 슬라이드 마다 하나씩 선택해서 지우는 것이 답일까?

[파일]-[정보]에서 [문제확인]-[문서 검사]를 클릭한다.

[프레젠테이션 슬라이드 노트]라는 항목이 체크되어 있는지 확인한 후 [검사]를 누른다

참고) 다른 항목이 함께 체크되어 있다면 체크 되어 있는 항목도 같이 검사할 수 있다.

 

[프레젠테이션 슬라이드 노트]에서 노트를 찾았다는 메시지가 나온다. [모두 제거]를 클릭해준다.

모든 슬라이드 노트가 간단하게 제거 되었다!

 

슬라이드로 돌아가보면 [슬라이드 노트]에 아무것도 없음을 확인 할 수 있다.

이제 간단히 20장이든, 100장이든 간단하게 슬라이드 노트를 지울 수 있게 되었다.

 

| 문서속성 및 개인 정보 삭제

해당 슬라이드 창의 오른쪽 아래에 보면 만든 사람이 누구인지, 마지막으로 수정한 사람이 누구인지에 대한 정보가 있다. 문서 관리를 위해서는 요긴한 장치이기는 하나 누가 만들었는지를 알리고 싶지 않을 때 해당 정보를 삭제할 수 있다.

마찬가지로 [문제확인]-[문서 검사]에서 [문서 속성 및 개인 정보]를 체크한 후 [검사]를 클릭한다.

검사 결과에 제거할 항목들이 나온다. [모두 제거]를 클릭해본다.

 

이제 [관련 사용자]에 아무도 등록되지 않게 되었다.

 

 

| 슬라이드 외부 내용 삭제

언뜻 보았을 때는 해당 슬라이드에 불필요한 내용이 없어 보인다.

 

하지만 슬라이드 크기를 줄였을 때 ([Ctrl]키를 누르며 마우스 휠 돌리기로 확대/축소) 슬라이드 바깥쪽에 다른 내용이 들어가 있다. 보통 필자의 경우 PPT 만들 때 사용했던 자료들을 외부에 붙여 넣고 참고하는 경우가 많은데 가끔 까먹고 지우지 않아 곤란할 때가 있기도 했다.

이런 경우 [문제 확인]-[문서 검사]에서 [슬라이드 외부 내용]을 체크해주면 간단히 끝난다.

 

내가 발견하지 못했던 슬라이드 외부 내용들을 찾아준다. 찾은 내용을 확인 후 [모두 제거]를 클릭하면 끝!

슬라이드로 돌아오니, 외부에 있던 내용들이 모두 삭제 된 것을 확인할 수 있다

 

[맺음말]

파워포인트를 다 만들었지만, 완벽한 문서를 위해 혹시 불필요하게 들어있는 컨텐츠가 없는지 점검하는 것은 번거로우면서도 누락할 가능성이 크다. 이제는 간단히 [파일]-[문제확인]-[문서 검사]를 통하여 검사하고자 하는 항목을 모두 체크한 후, 필요 없는 부분을 제거해주면 빠르고 정확하게 문서를 점검해볼 수 있다.

참고) 필자의 경우 상황에 맞게 설명해주기 위해 하나씩 체크하여 문서 검사를 했지만 실제로 작업할 때는 한꺼번에 모두 체크해도 한번에 검사할 수 있으니 참고하길 바란다 :D

 

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 및 엑셀 강의를 게재하고 있다. 올해부터는 코오롱 팬들과 함께 감각적인 ppt강의 및 직장인의 두려움을 해소시킬 엑셀 비법도 같이 알려줄 예정이다!