[스마트워킹] 에버노트 업무 기록과 노트 공유법

[스마트워크] 에버노트 업무 기록과 노트 공유법

 

 

 

직장 동료들 모두 스마트폰과 태블릿PC를 사용하고 있는 터라 자의 반 타의 반으로 사긴 했지만, 태블릿PC는 서랍 속으로 자리한지 오래다. 스마트폰 역시 카카오톡, 전화, 인터넷 서핑과 가끔 하는 게임이 전부... 스마트 기기를 업무에 활용하고 싶은 마음은 간절하지만, 도통 어떻게 사용할지 모르겠다. 더군다나 회의 내용, 인터넷 정보 등 기록과 함께 하루 계획 정리부터 자료 수집, 팀원 간 지식 공유 등에도 적용해 보고 싶은데... 과연 서랍 속 태블릿PC까지 꺼내 똑! 소리 나게 업무에 활용할 수 있는 방법 없을까?!

 

  

"만능노트란 이런 것?!" 사람의 기억력은 한계가 있고, 이를 보완할 수 있는 메모의 중요성은 입에 침이 마르도록 이야길 해도 부족함 없을 겁니다. 역사상 손 꼽히는 천재로 불리는 "알버트 아인슈타인"도 그가 죽은 후 발견된 노트만도 무려 3,400여권이었다고 하니... 하물며 우리는 메모를 더 열심히 활용해야 하지 않을까 싶은데요. 아인슈타인은 사용하지 못했던 스마트폰을 이용해 보다 편하고 빠르면서도 효율적인 업무 노트로 에버노트 활용법 함께 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

 

■ 에버노트 설치 및 셋팅하기

 

에버노트는 전 세계 약 7,500만명의 유저들이 사용할 정도로 일상 생활부터 업무에 이르기까지 다양한 환경에 사용되고 있습니다. 개인을 포함해 팀원 간 자료 공유에도 효율성이 뛰어나 업무 생산성에도 도움이 되기 때문이죠. 또한, 스마트폰, 태블릿PC, 데스크탑 등 거의 모든 플랫폼에서 사용이 가능해 제약이 적은 것도 특징입니다.

 

 

 

| 01. 에버노트 안드로이드, iOS, 윈도우 등 거의 모든 운영체제를 지원합니다. 모바일 뿐만 아니라 설치가 필요치 않는 웹 버전(http://evernote.com/intl/ko/)도 제공하고 있습니다. "에버노트" 키워드로 검색해 앱을 설치 합니다. 참고로, 로그인이 필요하니 계정하나 만드시구요. 기본적으로 서비스 이용은 무료입니다.

 

 

 

 

 

 

■ 업무 내용 작성하기

 

잘 짜인 업무 계획은 하루 업무의 생산성을 좌우하죠. 때문에 계획 수립은 무엇보다 중요한 일이니 이제 무거운 다이어리는 잠시 내려두고 에버노트를 활용해 출근 후 업무 계획부터 세워 보도록 하겠습니다. 업무 계획뿐만 아니라 생각나는 중요한 업무 내용은 작성해 두면 되겠죠?!

 

 

 

| 01. 업무 내용 기록을 위해 [새 노트북]을 만듭니다. 다음, [메뉴] 화면에서 [노트북] 항목 선택 후, 전체 노트북 화면이 나타나면 하단 메뉴 바에서 [새 노트북]을 선택해 플래너로 사용할 노트북을 만듭니다. 참고로, [노트북]은 하나의 큰 카테고리 개념으로 이해하면 되겠습니다.

 

 

 

| 02. 업무 플래너로 사용할 노트북 생성 후, 새 노트를 작성합니다. [메뉴]에서 [노트] 항목 선택한 다음, 하단 메뉴 바에서 [새 노트]를 탭 해서 제목, 내용 입력 후 상단 액션 바에서 시계 모양의 [알리미 아이콘]을 클릭해 알림을 설정합니다.

 

 

 

 

■ 자료 수집 및 관리하기

 

문서 작성, 업무 진행과 회의에 사용할 자료 수집이 필요합니다. 휴대나 관리가 힘든 프린트 물이나 파일 보다는 휴대성에서 이점이 있죠. 문서 파일, 웹 페이지 정보, 이미지 등 도 에버노트를 이용하면 보다 효율적인 수집 및 관리를 할 수 있습니다.

 

 

 

| 01. 모바일에서 현재 웹 사이트 정보를 수집하고 싶은 경우, 모바일 웹 브라우저의 [메뉴 버튼]을 탭 합니다. 메뉴 리스트가 나타나면 항목 중에서 [공유 아이콘]을 탭 합니다. 공유할 수 있는 SNS 중 [에버노트 아이콘]을 선택한 다음, 해당 사이트의 URL이 담긴 [새 노트]를 만들 수 있습니다. 참고로, 무료 계정인 경우 한 달에 사용할 수 있는 용량이 정해져 있기 때문에 다량의 이미지 보다는 URL 및 텍스트 위주의 정보 저장이 용이합니다.

 

 

 

| 02. 카메라로도 원하는 이미지 자료를 수집할 수 있습니다. 메뉴 중 [카메라 아이콘]을 탭 한 다음, 원하는 내용 혹은 사물을 촬영합니다. 촬영된 이미지는 제목과 내용을 입력한 다음 [새 노트]로 생성됩니다.

 

 

 

 

■ 회의 및 팀원 간 노트 공유하기

 

회의 환경에 따라 실시간 기록이 힘들 때도 있습니다. 단순 브레인 스토밍과 같은 아이디어 회의의 경우 역시 필요에 따라 빠른 회의 내용 정리가 따라야 하죠. 정보 큐레이션을 위해 에버노트를 이용한 회의 내용 녹음과 정리 그리고 공유에 이르기까지 효율적으로 가능하다고 하니 그 방법 알아보도록 하죠.

 

 

 

| 01. 메뉴에서 [마이크 아이콘]을 탭해서 녹음 시작과 함께 새 노트를 생성합니다. 이 후, 노트 제목과 회의 주제 내용을 입력한 다음 녹음이 완료되면 저장 아이콘을 탭 해 저장을 완료합니다.

 

 

 

| 02. 녹음 파일은 참석자 혹은 팀원 간 공유가 가능합니다. 해당 노트 선택 후, 하단 메뉴 바에서 [공유 아이콘]을 탭 합니다. 상단 에버노트 아이콘의 [URL 복사]를 탭하면, 녹음 파일로 접근 할 수 있는 URL이 저장됩니다. 메일 혹은 카카오톡과 같은 SNS로 공유가 가능하며, 참고로, 권한 없이도 해당 노트에 접근이 가능합니다.

 

 

 

| 03. 팀 프로젝트 혹은 팀원 간 원활한 정보 공유를 위해 에버노트로 생성한 노트북 전체를 공유하는 방법도 있습니다. 메뉴 중 [노트북] 선택 후, 공유하고자 하는 노트북 중 [우측 모서리 화살표]를 탭 합니다. 나타난 메뉴 중 [공유 설정]을 선택합니다. 

 

 

 

| 04. 노트북 공유 설정 페이지가 나타나면, [사람 추가] 버튼을 탭 합니다. 상대방의 메일 주소를 통해 초대장이 발송되니 공유하고자 하는 상대 메일 주소를 등록해 줍니다. 다음, 초대장 메시지 작성 후 [공유] 버튼을 탭 합니다. 상대방이 메일을 수신한 다음 초대를 수락하면 이 후 해당 노트북 내용 공유가 가능하게 됩니다.  

 

 

 

에버노트의 기본적인 노트 작성부터 노트 공유에 이르기까지 모바일을 중심으로 한 스마트워크 활용법 알아 봤습니다. 비단 에버노트를 모바일 하나로만 사용하기엔 부족한 점이 많으니 PC와의 연동으로 업무에 시너지를 내 보시기 바라며, 메모하는 습관으로 똑! 소리 나게 업무 생산성 높여보시기 바랄게요. 그럼 전 또 다른 스마트워크 관련 콘텐츠로 찾아 뵙도록 하겠습니다. 우리 모두 All is well :D 잊지 마시구요!

 

  

 

■ 관련 시리즈 더하기

#01. [스마트워킹] RSS리더 피들리(Feedly)로 큐레이션하는 방법 #02. [스마트워킹] 네이버 캘린더 & 구글 캘린더 일정 관리법 #03. 구글 G메일 & 네이버 외부메일 가져오기 및 폰 연동

 

 

 

 열쓰(본명: 성창열)

2012년 IT/정보과학 부문 파워블로거로 선정된 IT분야의 전문블로거. 

블로그 ‘열쓰의 IT에스프레소(  http://www.yeols.com/  )’에 전반적인 IT트렌드에 관련된 많은 정보와 리뷰를 게재하고 있다. 특히 IT에 무지한 사람이라도 쉽게 이해할 수 있는 친절한 코멘트들이 주목할 만 하다.