[ppt 잘 만드는 법] 작업 시간 줄이는 파워포인트 단축키 10선!

파워포인트 달인, 파워블로거 ‘친절한혜강씨’의 ppt 제작 노하우 5탄

빠른 ppt 작업을 돕는 파워포인트 단축키 10선

 

 

 

 

학창 시절 파워포인트를 참 많이 만들었다. 내가 파워포인트를 만들고 있는 모습을 바라보던 친구가 한마디를 했다. “파워포인트를 잘 만드는 이유가 있었네! 손이 빠르네!”

 

그렇다. 나는 손이 빠르다. 남들이 슬라이드 한 장을 만들 때 두 장을 만들었다. 시간이 부족한 대학 시절, 남들이 한 장을 만드는 동안 한 장을 다 만들고 수정할 시간이 있었다. 즉, 남들보다 파워포인트를 잘 만들 수 있었던 것은 손이 빨랐기 때문이다.

 

그렇다면, 손을 빠른 이유는 무엇일까?

나는 개인적으로 2가지 요인을 뽑고 있다.

 

첫째, 어린 시절 테트리스 게임으로 블록을 빠르게 회전하고 동시에 아이템을 써서 상대를 공격하는 능력을 키웠다. 어찌나 열심히 했던지 어린 시절 유명했던 Han게임에서 최고 등급인 신까지 올라갔었다.

그러나 손이 빨라지기 위해서 지금 다시 게임을 시작하는 것은 조금 억지스럽다.

 

파워포인트에서 손을 빠르게 하는 방법은 제목에서도 눈치를 챘겠지만! 바로 단축키를 잘 활용하는 것이다! 나의 두 번째 요인은 단축키를 적극적으로 활용한다는 것이다.

여기서 소개되는 단축키 10선은 개인적으로 정말 많이 사용하는 단축키이다.

 

 

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단축키 1 _ 그룹설정[ctrl+G] & 그룹해제[ctrl+shift+G] 

 

 

 

여러 도형을 조합해 TV를 만들었다.

하지만 이동할 때마다 TV에 해당하는 도형을 선택한 후 이동하는 일이 여간 귀찮은 일이 아니다.

이때, TV에 해당하는 도형을 선택 후 [Ctrl+G] 하면

 

 

 

하나의 도형처럼 변하게 된다.

만약 원래대로 돌리고 싶다면 그룹해제인 [Ctrl+Shiht+G]를 한다.

 

 

단축키 2 _ 복제 [Ctrl+D]

 

 

 

이제는 TV를 하나 더 만들고 싶다.

모두가 알고 있는 단축키인 복사 [Ctrl+C], 붙여넣기 [Ctrl+V]로 하나 더 만들어도 되지만

[Ctrl+D] 복제를 통해 한번에 똑 같은 도형을 복제할 수 있다.

 

 

 

복제한 도형을 아래 쪽에 배치해준다.

 

 

 

상세한 내역은 바꿔 줘야 하니 다시 복사한 도형은 그룹을 해제해준다. [Ctrl+Shift+G]

 

 

 

도형을 원하는 모양으로 변형 시켜준 후, 완성된 도형 역시 배운 그대로 그룹설정을 다시 해준다. [Ctrl+G]

 

 

단축키 3 _ 서식 복사 [Ctrl+Shift+C] & 서식 붙여넣기 [Ctrl+Shift+V]

 

 

 

TV옆에 설명 글을 적어준다. TV에 어울리는 폰트를 적어야 하니 이것저것 여러 번 수정해야 할 것이다.

 

 

 

아래 TV에도 설명 글을 적었는데 위에 적은 설명 글과 동일한 설정을 다시 할 생각을 하니 막막해진다.

이럴 때 사용할 수 있는 방법이 바로 서식 복사!

 

 

 

먼저 복사하고 싶은 서식을 선택한 후 [Ctrl+Shift+C] 서식 복사를 한다.

 

 

 

서식을 붙여 넣고 싶은 대상을 선택 한 후 서식 붙여넣기 [Ctrl+Shift+V]를 선택한다.

 

 

 

서식이 그대로 복사되기 때문에 똑같은 수고를 하지 않아도 된다.

텍스트뿐만 아니라, 도형, 선 등 동일한 형태끼리 서식 복사가 가능하다.

 

 

단축키 4_ 이전 명령 실행 [F4]

 

 

 

반복적인 명령을 해야 할 때 유용한 단축키이다. 이전에 했던 명령을 [F4] 하나만 누르면 그대로 실행한다.

 

 

 

먼저, 금방 전에 배웠던 서식 복사[Ctrl++Shift C]를 통해 서식 붙여넣기[Ctrl+Shift+V]를 한다.

여기에서 [F4]는 마지막 실행이었던 서식 붙여넣기를 기억하고 있다.

 

 

 

Your time을 선택 한 후 [F4]를 누르면 이전에 했던 서식 붙여넣기가 실행된다.

 

 

 

TIME만 글자색을 바꾸어서 시간을 강조해주는 것은 본인의 자유

 

 

단축키 5_ 텍스트 효과_굵게(Ctrl+B) , 기울임꼴(Ctrl+I), 밑줄(Ctrl+U)

 

 

 

텍스트 효과인 굵게, 기울임꼴, 밑줄은 사람마다 빈도는 다를 것이다.

개인적으로 나는 세가지 효과를 적극적으로 사용한다.

단축키로 여러가지 효과를 적용해 가장 적절한 텍스트를 찾기에 좋기 때문이다.

 

 

 

폰트를 굵게 해본다. 굵게 [Ctrl+B]

B는 Bold의 B를 따지 않았을까

 

 

 

폰트를 기울여본다. 기울임꼴 [Ctrl+I]

I는 Incline의 I를 따지 않았을까

 

 

 

글자에 밑줄을 쳐본다. 밑줄 [Ctrl+U]

U는 Underline의 U를 따지 않았을까

 

사실, 해당 단축키의 유래를 찾아본 것은 아니다. 그냥 나 혼자 그렇게 생각한 것이다.

그래도 나름 단축키에도 규칙이 있어서, 자주 쓸 것 같은 단축키는 이렇게 외워보는 것도 하나의 비법이다.

 

 

 

너무 많이 텍스트 효과를 줘서 난잡해진 것 같을 때, 텍스트 굵게를 해제하고 싶다면?

그대로 굵게[Ctrl+B]를 한 번 더 눌러주면 다시 원래대로 돌아온다.

 

 

단축키 6_ 슬라이드 쇼 보기 [F5]

 

 

 

슬라이드가 완성이 된 듯 하면 슬라이드 쇼로 보았을 때 어떤지 궁금해진다.

이럴 땐 [F5]만 눌러주면 슬라이드 쇼를 볼 수 있다.

 

 

 

꽤 만족스러운 작품이 나온 것 같다!

 

 

단축키 7_ 해당 슬라이드 쇼 보기 [Shift+F5]

 

 

 

언제나 첫 번째 슬라이드 쇼부터 보고 싶은 것은 아니다.

위에 캡쳐 화면처럼 작업하고 있는 슬라이드 쇼가 중간에 있을 수 있다.

이럴 땐 [Shift+F5]를 누르면 된다.

 

 

 

앞과 뒤에 슬라이드가 있어도 선택된 슬라이드가 바로 보인다!

 

 

단축키 8_ 글자 크게 하기 Ctrl+] , 글자 작게 하기 Ctrl+[

 

 

 

작업하고 보니 “매일 평균3시간 시청 시”라는 글자가 너무 작은 것 같다.

이럴 땐 [Ctrl]키를 누른 채 키보드에서 ] 를 선택하면 글자가 커진다.

 

 

 

여러 번 누르면 글자가 계속 커지지만 이정도 커진 것이 적당한 것 같아 2포인트만 크게 했다.

 

 

 

다시 보니 “인생의 낭비”는 지나치게 큰 느낌이다.

이럴 땐 글자를 작게 해주자. Ctrl키를 누른 상태에서 [를 누른다.

 

 

 

적당한 수준으로 작아진 듯 하다.

 

 

단축키 9_ 슬라이드 작업화면 조절 [Ctrl]+마우스 휠

 

 

 

보이는 슬라이드뿐만 아니라 슬라이드를 벗어난 작업을 할 때가 종종 있다.

개인적으로는 매우 빈번하게 슬라이드를 벗어나 작업해서 정말 애용하는 단축키이다.

 

 

 

[Ctrl]키를 누른 채로 마우스 휠을 아래로 돌리면 작업화면의 슬라이드가 작아진다.

이렇게 되면, 슬라이드를 벗어난 공간 역시 컨트롤 할 수 있다.

 

 

 

다시 [Ctrl]키를 누른 채로 마우스 휠을 위로 돌리면 다시 크기가 커진다.

나 같은 경우 세밀한 작업을 할 때 슬라이드를 크게 확대해서 작업한다.

 

 

단축키 10_ 저장하기 [Ctrl+S]

 

 

 

저장하기 단축키는 많은 분들이 알고 있을 것이다.

그럼에도 불구하고 내가 이 단축키를 언급하는 것은

빈도수로만 본다면 내가 가장 많이 쓰는 단축키이기 때문이다.

열심히 만든 파워포인트를 저장하지 않아 날려본 사람이라면 왜 [Ctrl+S]가 중요한지 알 것이다.

내 경우도 습관적으로 최소 5분에 한 번씩은 [Ctrl+S]를 눌러 중간 저장을 한다.

습관이 들면 무의식적으로 [Ctrl+S]를 누르고 있는 본인을 발견하게 될 것이다.

 

 

여기까지가 자주 애용하는 단축키이다. 하지만 사람마다 작업하는 내용이 다르기 때문에 빈번하게 사용하는 기능은 다를 것이다.

 

 

 

 

단축키를 모아 정리한 표를 공유한다. 내가 만들었지만 나 역시 다 기억하지는 못한다.

프린트 후 책상 위에 붙이고, 자주 쓰는 키만큼은 확실하게 외워두자!

(* 원본 파일을 받으시고 싶으신 분들은 http://leehyekang.blog.me/110138351808에서 다운받으세요)

 

[맺음말]

단축키는 많다. 그 많은 단축키를 외우기는 어렵다. 우선 순위를 정해 자신이 많이 쓰는 단축키를 중심으로 많이 써본다. 단축키를 외우는 가장 좋은 방법은 반복적으로 많이 쓰는 것이다. 많이 쓰다 보면 단축키를 기억하기 전에 이미 손이 단축키를 누르고 있을 것이다.

 

하지만 처음에 외울 때 잘 외워지지 않는다면, 단축키에 연관관계를 부여해 외워본다. 다행히 단축키를 알파벳 무작위로 만든 것이 아니기 때문에 연관관계가 존재한다. 저장하기[Save], 굵게[Bold]처럼 말이다. MS사가 어떤 단어에 영감을 얻어 단축키를 만들었는지는 크게 중요하지 않다. 자신의 언어로 연관시키기만 하면 된다.

 

 

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 강의를 게재하고 있다. 혜강씨의 블로그에는 실용적이면서도 감각적인 PPT 제작법이 가득하다.