[신입사원 실전 Tip] 내가 그때 알았다면 더 좋았을 것들! 정리 편

안녕하세요, 여러분!

벌써 [내가 그 때 알았다면 더 좋았을 것들] 시리즈 세 번째 이야기로 여러분을 찾아 뵙게 되었습니다. 지난 번에는 신입사원 연수 중 필요한 Tip에 대해서 소개해 드렸는데요. 이제는 실전입니다! 다들 준비 되셨죠? [내가 그때 알았다면 더 좋았을 것들,  정리 편]입니다.

1. 일이 쌓이고 갈피를 잃었을 때, 업무를 4등분으로 나눠보자! (아이젠하워 모형)

 

연수 과정을 마치고 현업에 투입되면, 각 팀에서 다시 'OJT(on the job training)'라는 적응 교육을 받게 됩니다. OJT 중 실전에 근접한 맞춤형 교육을 받는 동시에 과제를 수행하게 됩니다. 회사에서 받는 첫 업무라 신중을 기하다 보니 어느새 과제가 업무함에 쌓여가고 시간이 부족하게 되는 경우가 많은데요. 업무의 순서를 정해 하나씩 시간 내 처리한다면 좋겠죠? 여러 가지 업무를 동시에 해내는 것도 자신의 역량으로 평가 받는다는 사실을 잊지 마세요!

일의 순서를 배정해야 할 때,

 - 사등분 도표를 그려라

- 일을 긴급성과 중요성에 따라 분배하여 기재하라

- 원점에서 멀리 위치한 업무부터 신속하게 해결하라

<업무의 순서를 정할 때 유용한 아이젠하워 모형> 

그럼 예시를 통해 알아보겠습니다.

<수요일 오후 2시 현재 배정된 업무>

1) 3Q 세미나 발표자료 작성 (익월 초 마감)

2) 월 매입/매출 정산표 작성 (수요일 오후 6시 마감)

3) 팀 내 여름 휴가 계획 취합 제출 (수요일 오후 6시 마감)

4) 14년도 발송 공문 대장 정리 (연간)

그럼 도표 위에 업무를 놓아볼까요? 사람과 상황마다 판단기준이 다를 수 있지만, 저는 2-3-1-4의 순으로 업무를 처리하겠습니다. :-) 여기서 포인트는 긴급성과 중요성을 가진 업무 위주로 처리를 해야 한다는 사실! 그 다음부터는 긴급 업무를 중심으로 처리해 나가면서, 중요 업무에 공을 들인다면 일 못한다는 소리는 듣지 않겠죠? 하지만 잊지말아야 할 점은 항상 긴급 업무가 발생하기 때문에 긴급하지 않다는 이유로 중요 업무를 계속 미루게 되면 나중에 큰 코 다칠 수도 있습니다. 따라서 미리미리 일을 처리해나가는 습관을 들이는 것이 가장 좋겠죠?

  

2. 업무자료, 분명히 저장해두었는데 찾을 수 없다면?

 

업무를 하다 보면 폴더와 파일이 하루에도 셀 수 없이 생기게 됩니다. 업무를 각 종 파일로 정리하기 때문에 파일관리 또한 업무의 연장선상에 있다고 볼 수 있습니다. 업무를 수행하는데 수십 번씩 파일을 찾느라 헤맨다면 허비되는 시간이 너무 많겠죠? 하루 종일 컴퓨터만 뒤지고 있지 않으려면 처음부터 체계적으로 파일을 정리하는 습관이 반드시 필요합니다!

폴더/파일을 관리할 때,

- 폴더는 업무의 성격 별로 정리하기

   예) 팀 공통 > 보고자료 > 1. 주간회의 / 2. 영업회의 / 3. 실적 추정 / 4. 기타

- 파일명만 봐도 내용을 알 수 있게 구체화하기

   예) 날짜_구분_업무내용_버전 -> 20140508_계약_14년도aeo신규업체계약대장_ver1.0

- 맨땅에 헤딩하지 않기 위해 레퍼런스 챙기기

    예) 14년도 000 운영 계획안 -> 13년도 자료 참고 후 작성하며, 폴더 내 레퍼런스 보관

<폴더 정리 예시> 

업무를 잘 처리하는 것 만큼 처리한 업무를 잘 관리해서 필요할 때 쉽게 활용하는 것도 중요합니다. 신입 사원 때부터 파일이나 폴더를 정리하는 습관을 들인다면 실컷 작성해 둔 파일을 잃어버리고 고생하는 일은 없을 것입니다.

  

3. 지저분한 책상은 나와 내 동료들을 혼란스럽게 한다!

 

이번 정리 편에서 어쩌면 가장 중요한 정리는 책상 정리가 아닐까 싶습니다. 나의 책상 정리 상태는 주변의 다른 동료들에게도 영향을 미칠 수도 있는데요. 책상을 정리하지 않는 동료 대처법까지 기사화되는걸 보면 역시 책상 정리는 회사 생활의 기본인 것 같습니다! 하지만 무엇보다 중요한 건 책상이 너무 지저분하면, 나부터 업무에 집중할 수 없다는 점이죠! 그럼 직장인의 책상 정리 법에 대해 알아보겠습니다.

 

책상 정리가 필요할 때,

- 필요 없는 것은 버려라! 2주 이상 없어도 괜찮은 것은 서랍으로 옮길 것.

- 파일은 서류함에 담아 서랍에 보관하라! 보안과 정리, 두 마리 토끼를 잡을 수 있다.

- 퇴근 전 5분, 책상을 정리하라! 잠깐의 투자로 늘 깔끔한 책상을 유지할 수 있다.

- 메모는 한 곳에 부착하라! 메모를 분산시키면, 주의도 함께 분산된다.

<지저분한 책상은 주변의 동료는 물론 스스로 업무에 집중하는데 방해가 될 수 있다.> 

이 밖에도 생활 속 정리 Tip은 다양한데요. 상황에 맞게 잘 활용한다면 누가 봐도 기분 좋은 업무환경을 유지할 수 있을 것입니다. 다양한 정리 Tip 중 제가 가장 추천하고 싶은 것은 바로 '버리는 습관'입니다. 아무리 정리를 잘해도 책상에 물건이 많으면 관리가 쉽지 않겠죠? 꼭 필요한 물건만 책상에 두고 주기적으로 청소를 해주는 것이 가장 효과 빠른 정리법일 것입니다.

 

<'버리는 습관'은 책상 정리의 가장 좋은 Tip이다.> 

정리정돈은 분명 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 익숙해 진다면 여러분의 직장생활을 보다 체계적으로 관리하는 밑바탕이 될 것입니다. 신입사원이 되어 업무/자료/용품이 많지 않을 때부터 체계적으로 정리하는 습관을 들인다면, 그 양이 늘어나도 문제 없이 처리할 수 있을 것입니다!

 

오늘은 여러분들이 미리 알아두면 좋은 여러 가지 정리 습관에 대해 소개했습니다. 사무실에서 업무를 시작할 때 꼭 활용하시길 바랍니다! 저는 신입사원 여러분이 알아두면 좋을 또 다른 이야기로 찾아뵙겠습니다. 그럼 다음에 만나요!

* 필자의 또 다른 글 살펴보기

[코오롱채용 지원자 Tip] 내가 그때 알았다면 더 좋았을 것들! 코오롱그룹 소개 편

[신입사원 Tip] 내가 그때 알았다면 더 좋았을 것들! 신입사원 연수 편

조경우 주임

코오롱베니트  소속 사내 블로거입니다. 

코오롱을 꿈꾸는 취업준비생과 신입사원이  알면 좋을 내용을 소개합니다.