[스마트워크] 캘린더로 똑똑하게 일정 관리하기

 

 [스마트워크] 네이버 캘린더 & 구글 캘린더 일정 관리법 

 

  

 

"오늘은 점심 후 업체와의 미팅이 잡혀 있다. 헌데, 아무리 찾아도 담당자 연락처와 미팅 장소, 내용을 적어 둔 메모지가 보이지 않는다. 급하긴 했지만, 분명 어제 퇴근 전 책상 한 편에 둔 기억은 난다. 이런 상황에서 미팅에 참석할 K과장은 일정 공유를 원하고 계신다... 당황한 회사원 A씨... 이런 문제를 미연에 방지할 수 있는 효율적인 관리와 팀원 간 스케줄 공유 방법은 없었을까?

 

 

최근 스마트폰과 태블릿, PC에서 활용할 수 있는 질 좋은(?) 캘린더들이 많이 있습니다. 스마트폰 에 설치돼 있는 기본 캘린더 혹은 스케줄러에 특화된 앱 서비스를 비롯해 이번 페이지에서 다뤄 볼 대표적인 캘린더 서비스로 "네이버 캘린더" 및 "구글 캘린더"를 선택해 볼 수도 있겠습니다. 그럼 효율적인 스케줄 관리 및 팀 원간 스케줄 공유 방법을 위한 스마트한 스케줄 관리법 함께 알아보도록 하시죠.

 

   

 

 

 "네이버 캘린더를 이용한 일정관리 법" 

 

 

 

01 | 네이버 캘린더 설치 및 세팅하기  

네이버 캘린더는 안드로이드, 아이폰 및 웹(Web) 모두 사용할 수 있는 서비스입니다. 때문에 실시간 동기화도 용이할뿐더러 국내 대표 포탈 사이트답게 접근성과 사용성도 비교적 쉬운 편입니다. 그럼 개인 일정 관리를 위해 일단 스마트폰에 네이버 캘린더 설치해 볼까요?

 

 

| 01. 구글 플레이 스토어 or 애플 앱 스토어에서 "네이버 캘린더"로 검색 후 다운로드

 

  

 

■ POINT

네이버 캘린더는 기본적으로 네이버 계정 로그인 후 사용할 수 있다. 하나의 계정만으로 PC와 모바일 모두 실시간 동기화가 가능하다.

 

 

 

 

 

02 | 업무 스케줄 및 할 일 등록하기

 업무, 미팅 거기다 쇼핑에 문화 생활까지...직장과 집, 데이트로 하루 하루 쌓여가는 할 일들의 과부화를 피하기 위해서라도 효율적으로 관리가 필요합니다. 네이버 캘린더에서는 큰 범주 내에서의 "일정"과 하루 하루 디테일 하게 "할 일"을 구분 지어 관리할 수 있습니다. 여기에 주간 업무 보고서와 같이 반복되는 업무도 주, 월 단위로 설정이 가능합니다.

 

 

 

| 01. 일정 등록하기 - 우측 상단 "+" 아이콘 혹은 "빈 칸"을 터치하면 일정 등록 창이 나타납니다. 제목, 장소, 시간 등 내용을 기입 후 등록을 완료 합니다.

 

 

 

 

| 02. 할 일 등록하기 - 우측 상단 "+" 아이콘 혹은 등록할 해당 일을 터치하면 일정 등록 창이 나타납니다. 상단 메뉴 중 "할 일"을 터치한 후, 제목과 그룹, 설명 등을 기입한 후 저장버튼을 눌러 등록을 완료 합니다. 할 일은 체크 박스를 체크하면 완료된 할 일로 분류되게 됩니다.

 

 

  

 

03 | 팀원간 업무, 외근, 휴가 스케줄 공유하기

 과장님 휴가는 언제 이신지..., 외근으로 인해 이번 회의의 부재자는 누구인지..., 김 주임이 나에게 넘겨 줄 문서는 언제까지 완료인지..., 등 이 모든 회사 스케줄을 하나로 공유할 수 있다면 서로 간의 미스 커뮤니케이션으로 얼굴 붉히거나 시간을 허비하는 일이 극히 줄지 않을까요? 네이버 캘린더를 활용하면 서로 간의 업무 내용이나 팀원의 결혼, 생일 등과 같은 기념일 공유도 가능합니다.

 

 

 

| 01. 팀 원간 공유 캘린더를 만들기 위해 "설정" 버튼을 터치합니다. 설정 메뉴 중 "캘린더, 시간표 관리"를 선택 후, "새 캘린더 만들기"를 완료 합니다.

 

 

 

 

 

| 02. 새로 만들어 진 캘린더를 선택 합니다. "캘린더 초대" 메뉴를 선택해 연락처 / 카카오톡 / 메일 중 하나를 선택해 팀원을 해당 캘린더로 초대 합니다. 초대가 완료된 팀원에 한 해 해당 캘린더의 일정은 공유가 가능합니다.

 

 

 

 

 

04 | 받은 메일 다이렉트로 등록 하기

 내용이 많은 일정은 캘린더 내용을 일일이 작성하기도 버겁고 번거롭게 느껴집니다. 대부분 사내 메일로 업무 교류를 하는 경우가 많으나, 사적인 문화 생활, 쇼핑 정보 등의 메일을 네이버 메일로 받아 본다면 그 내용 그대로를 스케줄 일정 혹은 할 일로 등록 할 수 있습니다. 

 

 

 

 

| 01. 일정 혹은 할 일로 등록하고자 하는 메일 내용을 골라, 해당 항목을 길게 터치 하면 메뉴 창이 팝업 됩니다. "일정" or  "할 일" 중 하나를 선택해 등록해 주면 됩니다. 해당 내용은 편집이 가능하기 때문에 받은 메일도 보다 효율적으로 스케줄 관리가 가능합니다.

 

 

 

 

 

 

 "구글 캘린더를 이용한 일정관리 법" 

 

 

 

01 | 구글 캘린더 설정 하기

 네이버 캘린더와는 다르게 안드로이드 스마트폰 유저들은 기본적으로 설치돼 있는 구글 캘린더를 활용하는 방법도 생각해 볼 수 있습니다. 구글 캘린더의 경우 모바일 보다는 웹(Web) 버전에 특화 돼 있기 때문에 사용 전 캘린더 생성, 스케줄 항목 등을 설정해 줘야 모바일에서도 효율적인 사용이 가능합니다.

 

 

| 01. 구글 캘린더 PC 버전 접속(https://www.google.com/calendar) 후 좌측 "내 캘린더 >> 설정" 순으로 클릭합니다.

 

 

 

 

 

 

| 02. 새 캘린더 만들기를 클릭 한 다음, 캘린더 이름, 설명 등 관련 내용을 입력한 후, "캘린더 만들기" 버튼을 누릅니다. 참고로, 캘린더 일정은 컬러로 구별 가능하니 마음에 드는 컬러 중 하나를 선택해 활성화 시켜주면 되겠습니다.

 

 

 

 

 

02 | 업무 스케줄 등록하기

 웹(Web)에서 구글 캘린더 설정을 마쳤다면, 본격적으로 스마트폰을 이용한 구글 캘린더 활용이 가능합니다. 기능은 상당히 심플한 편으로 모든 일정 구분은 웹에서 생성한 캘린더별 컬러로 구별 하게 됩니다. 네이버 캘린더와 동일하게 일정 이름, 장소, 시간 등을 등록할 수 있습니다.

 

 

 

 

| 01. 상단 엑션바에 있는 "점자 모양 메뉴 버튼(엑션 오버플로우버튼)"을 터치 합니다. 메뉴 중 "새 일정"을 터치한 다음 업무 스케줄을 생성하면 됩니다.

 

 

 

 

 

03 | 스케줄 공유하기

 구글 캘린더에서도 일정 공유가 가능합니다. 모바일 환경에선 업무나 회의, 직원 경조사와 같은 기념일 등을 공유함으로써 사용자 본인 뿐만 아니라 팀 전체의 스케줄도 보다 효율적으로 관리가 가능하기 때문에 스케줄에 따른 팀원간의 미스 커뮤니케이션 상황도 줄 일 수 있겠죠?

 

 

 

 

| 01. 일정 등록과 과정은 동일 합니다. 내용 등록 전 입력 중 "참석자 추가" 메뉴를 터치합니다. 공유하고자 하는 "팀원의 메일 주소"와 "초대 내용"을 입력 후 일정을 등록을 완료하게 되면 자동으로 초대장이 발송되게 되며 일정을 공유할 수 있게 됩니다.

 

 

  여기까지 네이버 그리고 구글 캘린더를 이용한 기본적인 업무 스케줄 관리법을 알아봤습니다. 스마트폰 스케줄만 잘 활용하더라도 스스로의 업무나 사적인 생활 관리, 팀원 간 업무 및 기념일 공유로 미스 커뮤니케이션을 줄이고 서로 간의 업무 시간도 타이트하게 가져 갈 수 있는 환경을 구축할 수 있습니다. 물론, 회사원 A씨와 같이 중요한 일정도 놓칠 일도 미연에 방지할 수 있겠죠. 캘린더 사용성에 있어 간략히 정리해 보면 "네이버 캘린더"의 경우는 웹과 모바일 두루 사용하기엔 좋은 캘린더 입니다. 하지만, 네이버 포털 서비스 자체를 자주 사용하지 않는 분들이라면 기능에 제한적인 부분을 느낄 수 있죠.

 

이와는 반대로 "구글 캘린더"의 경우는 모바일 보다는 웹에 특화된 기능들이 많습니다. 하지만, 안드로이드 스마트폰 사용자들은 기본으로 구글 캘린더 사용이 가능하기 때문에 PC와 모바일 사용에 유연한 유저 혹은 팀이라면 구글 캘린더 사용도 고려해 볼만 하겠습니다. 여차하면 두 가지 캘린더를 직접 사용해 보고 입 맛에 맞는 서비스를 택하는 것도 좋은 방법이겠죠. 아 참, 여기에 팀원들 간의 서비스 통일화도 잊으면 안되겠죠? 캘린더 활용편 잘 참고하셔서 업무에 적용해 보시기 바라며, 그럼 전 또 다른 스마트워크 활용법을 가지고 돌아오도록 하겠습니다. 

 

모두 All is well :D 끝!

 

 

 

 

 

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#1. [스마트워크] RSS리더 피들리(Feedly)로 큐레이션하는 방법

 

 

 

 

 열쓰(본명: 성창열)

2012년 IT/정보과학 부문 파워블로거로 선정된 IT분야의 전문블로거. 블로그 ‘열쓰의 IT에스프레소(  http://www.yeols.com/  )’에 전반적인 IT트렌드에 관련된 많은 정보와 리뷰를 게재하고 있다. 특히 IT에 무지한 사람이라도 쉽게 이해할 수 있는 친절한 코멘트들이 주목할 만 하다.