[직장인 엑셀 잘 하는 비법] 주간 업무 보고서 : 자동으로 모든 날짜 변경하는 비법!

회사마다 다르긴 하지만 주간 업무 보고서를 작성하는 곳이 많을 거예요. 저 역시 매주 주간 업무 보고서를 작성하면서 매주 날짜를 바꾸는 일이 귀찮았던 적이 한두 번이 아니랍니다. 엑셀의 text함수와 사용자 서식만 잘 활용하면 시작 날짜만 바꾸어주면 자동으로 모든 날짜를 변경해주는 방법이 있답니다. 필요는 발명의 어머니라고 했는데, ‘귀차니즘’은 엑셀 실력을 향상시키네요!

 

먼저 완성작을 보고 시작해볼까요?

노란색 셀에 해당 주의 월요일을 기입하면 기간과 일자, 요일까지 자동으로 바뀌게 만들 거예요!

 

먼저 기본 템플릿을 준비합니다! 

(파일을 요청하신 분들이 있어서, 이제 첨부파일에서 템플릿 파일도 첨부했답니다. ^^)

주간업무보고서(완성).xlsx

기간 옆의 셀에 text 함수를 적어줍니다

=text(

 

텍스트로 변환시킬 셀을 선택해주세요. 

여기에서는 날짜가 적혀 있는 노란색 셀을 선택해주면 된답니다

=text(E2

해당 값을 어떤 텍스트 형식으로 변경해줄지 지정합니다

=text(E2,”YY년 M월 D일”

참고) 2014-06-30 일 때 아래와 같이 나타난답니다! YYYY : 2014 / YY : 14 MM : 06 / M : 6 DD : 30 / D: 30

 

 

이제 텍스트 함수가 끝났으므로 괄호를 닫아주고 & 로 연결해줍니다

=text(E2,”YY년 M월 D일”) &

 

날짜와 날짜 사이를 물결(~)로 연결해야 하기 때문에 따옴표(“)와 사이에 적어줍니다. 물결(~) 양 사이드에는 스페이스바( )로 빈 공간까지 적어주면 더 좋겠죠?

=text(E2,”YY년 M월 D일”)&“ ~ “

 

 

다시 &로 연결시키고 text 함수를 기입한 후, 노란색 셀을 선택해줍니다

=text(E2,”YY년 M월 D일”)&“ ~ “& text(E2

 

회사에서 쓰는 주간 업무 보고서이기 때문에 월~금요일까지만 표기되면 되겠죠!

6월 30일에서 4일이 지나면 금요일이므로 +4를 입력해줍니다.

(만약 주 6일 근무하는 회사라면 +5를 해줘야겠죠…!)

=text(E2,”YY년 M월 D일”)&“ ~ “& text(E2+4

 

마찬가지로 금요일을 나타내는 날짜도 동일한 텍스트 서식을 적어주고 엔터를 칩니다!

=text(E2,”YY년 M월 D일”)&“ ~ “& text(E2+4,”YY년 M월 D일”)

노란색 셀을 시작으로 하여 5일간의 날짜가 표기되었답니다!

 

노란색 셀의 날짜를 한번 바꾸어보았습니다! 한 주 뒤인 월요일로 날짜를 바꾸니 자동으로 업무 기간의 날짜가 변경된 걸 확인할 수 있어요!

이제는 월요일부터 금요일까지 날짜와 요일을 자동으로 나타나게 만들어 봅시다!

일자의 가장 첫 번째 셀을 선택한 후 등호(=) 입력 후 노란색 셀을 선택해 주세요.

=E2

 

노란색 셀을 선택한 상태는 바뀌지 않게 하기 위해 절대값(F4)을 지정해줍니다

입력된 상태에서 [F4]를 누르거나 직접 $를 입력합니다.

=$E$2

셀을 선택한 상태에서 [홈]-[표시형식]의 확장 바를 클릭한 후, [사용자지정]에서 [형식]에 m/d라고 입력해줍니다

m/d

예상은 하셨겠지만 노란색 셀의 날짜를 월/일로 표시한다는 의미입니다.

 

이번에는 바로 아래 행에 노란색 셀을 선택한 후 절대값을 지정해줍니다. 이번 셀은 요일을 나타낼 예정입니다

=$E$2

마찬가지로 셀이 선택된 상태에서 [홈]-[표시형식]의 확장 바를 선택한 후 [사용자 지정]의 [형식]에 (aaaa)라고 입력합니다

괄호가 필요 없다면 그냥 aaaa 라고 입력하셔도 됩니다!

(aaaa)

참고) aaa 입력 시: 월, 화, 수, 목~ aaaa 입력 시: 월요일, 화요일, 수요일, 목요일~

 

서식을 열심히 적용했으니, 다른 날짜에도 적용하기 위해 날짜와 요일을 선택한 후 복사(Ctrl+C) 합니다.

그리고 2~3칸, 더 필요하다면 더 아래쪽에 마우스 커서를 둔 후 붙여넣기(Ctrl+V)를 합니다.

하지만 절대값을 지정했기 때문에 값이 똑같답니다!

 

셀을 선택한 후 뒤쪽에 +1 이라고 입력해줍니다. 그럼 하루 뒤인 화요일의 날짜가 나타나겠죠?

=$E$2+1

요일도 마찬가지로 셀을 선택한 후 뒤쪽에 +1을 입력해줍니다

=$E$2+1

 

수요일도 동일한 방식으로 복사한 날짜와 요일을 아래에 붙여놓습니다.

이번에는 월요일에서 이틀이 지났기 때문에 +2 를 해줍니다

(기준 값인 노란색 셀이 월요일이니깐요!)

=$E$2+2

 

목요일은 +3, 금요일은 +4를 하게 되면! 주간 업무 보고서가 완성됩니다!

요일 별로 셀 선을 구분해준다면, 더욱 깔끔하게 변하겠죠? ^^

 

 

 

노란색 셀의 날짜를 변경하니 자동으로 업무기간과 날짜, 요일이 모두 변경되었답니다!

이제 주간 업무 보고서의 날짜는 딱! 하나만 고치면 되겠죠?

 

 

[맺음말]

엑셀 작업하면서 반복되는 작업이 귀찮았던 적이 있나요? 처음 서식을 만들 때는 직접 적는 것보다 오래 걸리지만 장기적인 관점에서 본다면 반복되는 일을 줄일 수 있기 때문에 업무 효율이 더 올라가겠죠?

귀찮다면 귀찮음에 끝내지 말고 방법을 찾아보세요^^~! 

혹시 그 방법을 잘 찾지 못하겠다면 덧글로 질문 주시면 저도 함께 고민해보고 알려드릴게요~^^!

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 및 엑셀 강의를 게재하고 있다. 올해부터는 코오롱 팬들과 함께 감각적인 ppt강의 및 직장인의 두려움을 해소시킬 엑셀 비법도 같이 알려줄 예정이다! 

 본 칼럼의 내용은 코오롱 그룹의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.