[직장인 엑셀 잘하는 비법] 공용 문서를 위한 자동 넘버링

직장인 엑셀 잘하는 비법 

공용 문서를 위한 자동 넘버링

엑셀을 사용할 때 많은 사람들이 함께 쓰는 공용 문서라면 중복 작업은 엑셀로 해결해 줘야겠죠?

예를 들어서 지출 청구서에서 품명을 적는 것은 어쩔 수 없이 매번 해야 하지만, 품번은 품명에 따라 자동으로 넘버링 되면 참 좋을 것 같아요!

하지만, 안타깝게도 품명을 적었다고 해서 넘버링이 되지 않죠! 이것을 가능하게 하는 것이 바로 조건부 서식입니다!

1. 먼저 No. 칸에 차례대로 1, 2 까지만 적은 후 두 셀을 선택 후, 오른쪽 하단부의 점을 아래 행까지 쭉~ 드래그 해주세요!

자동으로 1번부터 16번까지 번호가 적힌 것을 확인할 수 있어요!

하지만 항상 이 번호가 나타나는 것이 아니라, 품명에 이름이 적히면 나타나게 하고 싶어요!

2. 1~16번 셀이 선택된 상태에서 [홈]-[조건부 서식]-[새 규칙]을 선택해주세요!

3. [새 서식 규칙]에서 [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 선택해 주세요.

4. [다음 수식이 참인 값의 서식 지정]에서 '품명'의 셀이 여백이면 'No.'의 셀이 흰색으로 지정될 수 있게 할 생각이랍니다!

   먼저 서식을 입력해야 하니 = 입력 후, 품명의 첫 번째 셀을 선택해 주세요.

   =$C$5

5. '해당 셀이 여백이면'이라는 수식을 세워야 해요.

   참고) 여백은 "" 으로 표기하면 된답니다.

   =$C$5=""

5. 하지만 5행 뿐만 아니라, 아래 행들도 모두 각 셀에 맞추어 변경 되야 하므로, $C$5에서 5의 $(절대값)을 지워주세요!

   =$C5=""

   그 때의 서식을 지정해야겠죠? [서식]을 선택해주세요!

6. [색]을 흰색으로 변경한 후, [확인]을 눌러주세요!

품명에 어떤 글자도 적혀있지 않기 때문에 'no.'도 아무런 숫자가 적혀있지 않은 걸로 보여요.

하지만 위의 수식 창을 보면 숫자 9라고 적혀있죠? 사실은 적혀있지만 품명이 여백일 때는 서식이 흰색이라 보이지 않는 거랍니다!

첫 번째 품명에 내역을 적으니 자동으로 1이란 숫자가 옆에 나왔어요!

마찬가지로 품명 두 번째 셀에 텍스트를 적으니, 숫자가 자동 넘버링 된 것을 확인할 수 있어요!

조금 더 나아가 단가와 개수를 입력하면 총액에서 자동으로 그 곱을 구할 수 있게 서식을 지정하고 다른 행에도 적용해 보았어요! 하지만 아무런 값이 없다 보니 0이라는 숫자가 적혀있어요. 0 대신에 공백이 나오면 더 깔끔하겠죠?

1. 먼저 [파일]-[옵션]을 선택해주세요.

2. [고급] 선택 후 하단부 쪽에 있는 [0 값이 있는 셀에 0 표시]라는 부분의 체크를 해제해 보세요!

수식은 적혀있지만, 공백이 되는 것을 확인할 수 있답니다!

 

 

[맺음말]

많은 사람들이 함께 쓰는 문서라면, 엑셀로 중복 작업으로 인한 수고를 덜어보세요! ^^

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 절찬리 판매중인 "파워포인트 for 인포그래픽" 저자. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 및 엑셀 강의를 게재하고 있다. 코오롱 팬들과 함께 감각적인 ppt강의 및 직장인의 두려움을 해소시킬 엑셀 비법도 같이 알려준답니다!

본 칼럼의 내용은 코오롱 그룹의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.