[PPT 잘 하는 법] 깔끔한 업무 매뉴얼 만들기

깔끔한 업무 매뉴얼 만들기

 

새로운 사이트나 프로젝트를 시작할 때면 사용자가 새로운 내용을 빨리 습득할 수 있게 업무 매뉴얼을 만들어야 하죠. 저에게도 업무 매뉴얼을 만드는 업무가 맡겨졌었는데요. 발표용 파워포인트처럼, 화려하거나 핵심만을 이야기해서는 안되겠더군요. 친절하게 하나씩 다 따라 할 수 있는 매뉴얼을 만들어야 하는 거죠. 향후 수정을 위해서 누구나 쉽게 수정할 수 있는 포맷도 기본이겠죠?

 

바로 이번 시간은 쉽게 입력하고, 쉽게 수정할 수 있는 [깔끔한 매뉴얼 만드는 방법]을 배워볼게요!

 

 

 

[삽입]-[표]를 이용해 기본 표를 만들어줍니다. 2열로 만들고, 행은 필요 개수만큼 만들어주세요.

 

 

 

표를 바꿀 때마다 표의 첫 행과, 다른 행의 글자 색이 변경되므로 빠르게 보기 위해 1행과 2행에는 test 라고 적어봤어요.

 

 

 

표를 선택한 상태에서 [디자인]에 [표스타일]로 있는 메뉴를 확장해 맘에 드는 표를 찾아주세요. 색이 많이 들어간 표보다는 회색 표를 선택해, 깔끔한 표를 만들 거랍니다.

 

 

표는 오른쪽에 간격을 조정해 배치하고 텍스트를 기입해주세요. 텍스트만 있다 보니 바로 감이 오지 않죠? 사진을 배치해서 이해를 도와봅시다!

   

 

 

컴퓨터 이미지를 불러왔어요.

 

해당 이미지가 필요하신 분들은 혜강씨 블로그에서 다운로드 가능합니다.

노트북 외에도 데스크탑, 테블릿, 모바일도 있어요!

(http://leehyekang.com/220002153283)

 

 

 

필요한 이미지를 컴퓨터 위에 바로 배치할 수도 있지만 그럴 경우 일정한 크기로 맞추는 것이 어렵기 때문에 도형을 활용해볼게요!

 

[삽입]-[도형]-[직사각형]을 이용해서 컴퓨터 스크린을 덮을 수 있는 도형을 만들어주세요. [서식]-[도형 윤곽선]은 [윤곽선 없음]으로 선택해주세요

 

 

 

설명할 화면을 컴퓨터 자판에 있는 [Print Screen]키를 이용해 캡쳐한 후, 파워포인트로 돌아와 붙여넣기(Ctrl+V)해주세요. 이미지를 선택한 상태에서 복사(Ctrl+V)를 하면 임시로 [클립보드]에 저장이 되는데요. 먼저 복사해볼게요!

 

참고) 만약 불필요한 부분이 있다면 이미지를 선택한 후 [서식]-[자르기]를 이용해 이미지를 잘라주세요. 

 

 

스크린 위의 도형을 선택한 상태에서 [오른쪽 마우스]-[도형 서식]에서 [채우기]-[그림 또는 질감 채우기]를 선택해주세요. 그리고 [클립보드]를 선택하면 방금 전 복사했던 내용으로 도형이 채워진답니다. 간단하죠?

 

 

 

 

기존에 있었던 이미지는 [delete]키로 삭제합니다.

기존의 이미지가 직사각형에 딱 맞추어 들어가다 보니, 가로 길이가 조금 찌그러진 것 같아요. 이런 왜곡 현상을 없애고 싶은 분들이라면,

 

 

 

[그림을 질감으로 바둑판식 배열]을 체크해주세요. 그럴 경우 이미지 크기에 따라서 일부만 나올 수 있어요. 그 때는 [배율X]와 [배율Y]의 비율을 동일하게 줄여주면 됩니다. 저의 경우 원본 이미지가 크지 않아, 95%로만 조정했는데도 딱 맞게 배치가 되었네요.

 

 

 

 

이제 STEP 별로 보조 번호를 만들어볼게요. 사실 가장 많이 사용되는 색은 빨간색이지만 이렇게 자극적인 색이 싫다면, 다른 색을 선택해도 좋아요.

 

저는 초록색을 선택했어요. 하지만 빨간색처럼 구별이 잘 가지 않는다는 단점이 있어요.

 

 

 

이럴 때는 [도형 윤곽선]의 [색]을 흰색으로 변경해볼게요!

 

  

 

흰색 윤곽선 덕분에 화면과 구분이 되어 보입니다.

도형 안에 숫자를 적어서, STEP별로 해당하는 곳에 복제(Ctrl+D)해줍니다.

 

  

 

표에도 STEP별 부가 설명을 기입해주면 되겠죠?

 

  

 

맑은 고딕을 사용해도 되지만, 조금 더 깔끔한 느낌을 표현하고 싶다면 [나눔고딕]으로 폰트 변경해주세요!

 

참고)

폰트 저장이 가능합니다 [파일]-[옵션]-[저장]-[다음의 글꼴을 포함]을 선택하고 저장하면 다른 사람에게 전달했을 때 폰트가 깨지지 않는답니다.

 

 

표의 첫 행의 제목 텍스트가 위쪽으로 올라갔네요. 표를 선택한 상태에서 [오른쪽 마우스]-[도형 서식]을 선택해주세요.

 

 

 

[텍스트 옵션]-[텍스트 상자]에서 [세로 맞춤]이 현재 [위쪽]으로 설정되어 있어요. 하지만 제목 외에는 위쪽으로 설정된 것이 괜찮은 것 같네요. 첫 행만 바꿔볼게요!

 

 

 

 

첫 행만 드래그를 통해 선택한 후 [세로 맞춤]을 [중간]으로 변경해주세요

 

 

 

 

어떤가요? 깔끔하게 배치되었죠.

행이 너무 많아 제거하고 싶다면, 제거할 행을 드래그로 선택한 후 [오른쪽 마우스]-[삭제]-[행 삭제]를 통해 제거해 주세요.

 

 

 

 

이제, 깔끔한 매뉴얼이 완성되었습니다!

 

 

[맺음말]

매뉴얼의 경우 너무 화려하게 만들기보다는 사람들이 하나씩 보고 따라 할 수 있도록 자세한 정보를 담되, 향후 수정도 용이하게 만드는 것이 중요합니다!

 

기본적으로 제공되어 있는 표를 활용해 깔끔한 매뉴얼을 만들어보세요!

 

 

혜강씨(본명: 이혜강)

2012년 웹∙프로그램 부문 파워블로거로 선정된 문서 제작의 달인. 블로그 ‘친절한 혜강씨(http://leehyekang.blog.me/)’에 파워포인트 및 엑셀 강의를 게재하고 있다. 올해부터는 코오롱 팬들과 함께 감각적인 ppt강의 및 직장인의 두려움을 해소시킬 엑셀 비법도 같이 알려줄 예정이다! 

 본 칼럼의 내용은 코오롱 그룹의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.