[스마트 오피스스타일] 장그래식 폴더 관리법, 알고 계신가요?

[스마트 오피스스타일]

장그래식 폴더 관리법을 배워보자!

 

 

"그래, 그래... 음..., 그래서?"

우리는 출근하자마자 습관처럼 PC를 켜고 가을 아니 커피 타는 여유로운 아침을 맞이합니다. 심장마저 끄덕이게 만들던 어젯밤 미생을 생각하며 그래도 고생 끝에 낙이 오겠지란 생각에 몸도 마음도 다 잡고 업무를 시작합니다.

 

하지만, 로맨틱한 상상도 잠시... 몇 분 채 되지 않는 짧은 시간 우리 눈앞에 펼쳐진 이건... 그야말로 '헬(Hell)'입니다. 바탕 화면을 가득 메우는 정체 모를 폴더와 파일, 어제 퇴근 전 급하게 저장해 둔 보고서조차 어디에 저장해 뒀는지 흐릿합니다. 총체적 난국... 이대로 가다간 업무 효율은 PC 마저 두 손 두발 들 기세. 좋은 방법 없을까요?

 

 

▲ 복잡한 바탕화면, 어떻게 하면 깔끔하게 정리할까?

 

 

■ 마인드 맵으로 항목 정리!

폴더 정리 방법에도 사내 가이드라인이 있다면 그대로 따르면 좋겠지만, 그렇지 않다면 얽히고 설킨 폴더 속에서 최대한 빠르게 필요한 자료를 캐치할 수 있도록 나만의 방법으로 정리해 두는 것이 필수겠죠.

 

아무것도 모르던 우리의 장그래도 끙끙대며 A4 용지에 열심히 트리를 그려가며 자신만의 폴더 트리를 만들었지만, 우리 한 반 더 나아가 마인드 맵을 이용해 좀 더 효과적인 그림을 그려 보는 건 어떨까요? 대표적인 무료 마인드맵 프로그램으로는 알마인드, X마인드, 프리마인드 등이 있습니다.

 

 

▲ 마인드 맵을 이용한 폴더 트리 구상

 

 

■ 연대별 / 대주제 / 소주제 구분 짓기

한 회사의 업무 사이클은 대게 연간 보고로 이루어지며 4분기로 나눠진 1년을 기점으로 또 다시 새로운 1년이 시작되죠. 해서 폴더를 구성할 때 가장 상위에 둘 수 있는 폴더는 되도록 '연도별'로 구분해 두는 것도 효과적인 방법입니다.

 

그런 다음 해당 년도에 들어갈 사업이나 프로그램, 혹은 업무별로 중요도에 따라 큰 주제의 카테고리를 구분 짓는 것이죠. 위 마인드 맵을 보게 되면 '업무자료'라는 상위 폴더를 만들고 그 하위 단에 시장, 가격, 상품, 홍보 순으로 순위를 나눠 볼 수도 있겠죠?

 

 

▲ 년도 - 대주제 - 소주제 - 파일 순으로 정리된 트리

  

■ 넘버링 혹은 알파벳, 가나다 순 중...

폴더 정리에 있어 가장 중요하게 생각하는 것 중 하나가 우선 순위에 따른 번호 붙이기, 즉 '넘버링'입니다. 넘버링만 잘 활용해도 가독성 높은 폴더 트리 구성이 가능해 집니다. 혹, 본인은 숫자보다는 알파벳이나 가나다 순이 편하다고 한다면 그대로 사용해도 무방합니다.

 

대주제 / 소주제에 따른 넘버링은 '001' 이나 '01'로 자릿수는 이렇다 할 정답이 없으므로 본인이 편한 수 체계를 정해 폴더 주제 앞에다 기입해 주면 되겠습니다. 예를 들어 아래와 같이 넘버링_업무로 구분 짓고 이 순서는 중요도에 따라 우선 순위를 배치하는 것이죠.

 

 

▲ 넘버링의 중요성, 순차적으로 정리된 폴더

 

 

 

■ 파일명은 '연도'와 '타이틀' 혹은 '키워드' 그리고 '확장자'로 마무리!

폴더 가장 하위에 들어가는 파일은 폴더와 동일하게 넘버링과 업무, 주제로 나뉘는 것이 아니라 파일 내용을 업데이트 한 최근 '날짜'와 '파일명(주제)', 확장자를 함께 표시해 둡니다. 예를 들어 2014년 11월 20일 '유통 조직' 데이터 정리를 엑셀로 했다면 '20141120_유통조직.xls' 혹은 '20141120_유통조직_01.xls' 정도로 정리할 수 있겠습니다.

 

이렇게 날짜와 파일명 여기에 넘버링까지 추가해 둔다면 유사 파일 구분은 물론 다량의 폴더를 관리하더라도 검색도 용이하기 때문에 폴더에 이어 파일명도 신경 써서 정리해 보세요.

   

▲ 복잡한 파일, 정확한 날짜와 이름으로 정리하자

 

 

■ 폴더 정리 습관, 즐겨찾기에도 적용해 보자!

마지막으로 이렇게 폴더 관리가 익숙해 진다면, 본인 일상 생활도 시간적 효율을 높일 수 있기 때문에 스마트폰이나 웹 브라우저 즐겨 찾기에도 적용해 볼 수 있습니다. 또한 특정 하루 날을 잡아서 폴더 정리에 힘을 쏟기 보다는 출퇴근 혹은 자투리 시간을 이용해 조금씩 정리 범위를 정해두고 진행을 하세요!

 

 

▲ 즐겨찾기도 효율적으로!

  

연대별, 업무별, 주제별 등 마인드맵으로 트리를 만들고, 우선순위 혹은 중요도에 따라 넘버링을 하고..., 전혀 특별하거나 어려운 작업이 아닙니다. 하지만 이렇게 정리하면 전보다 훨씬 가독성 좋고 효과적인 파일 검색이 가능해 졌습니다.

 

자, 어떠신가요? 그럼 돌아오는 2015년을 맞이하기 전에  엉켜있는 폴더는 정리해 업무 효율 높은 작업 환경을 만들어 보세요! 전 또 다른 유용한 IT 정보를 가지고 다시 돌아오도록 하겠습니다.

 

 

  

열쓰 (본명: 성창열)

2012년 IT/정보과학 부문 파워블로거로 선정된 IT분야의 전문블로거. 

블로그 ‘열쓰의 IT에스프레소(  http://www.yeols.com/  )’에 전반적인 IT트렌드에 관련된 많은 정보와 리뷰를 게재하고 있다. 특히 IT에 무지한 사람이라도 쉽게 이해할 수 있는 친절한 코멘트들이 주목할 만 하다.

 본 칼럼의 내용은 코오롱 그룹의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.